Otázky a odpovede

IS ActiveProcurement je určený pre všetky obstarávateľské subjekty na trhu – pre verejných obstarávateľov, obstarávateľov a ostatné subjekty, ktoré preferujú elektronické riadenie procesov obstarávania v spoločnosti.

Verejným obstarávateľom poskytuje podporu procesov verejného obstarávania v zmysle zákona 343/215 Z.z.

Obstarávateľom umožňuje realizovať obstarávania prostredníctvom postupov určených zákonom 343/2015 Z.z. a zároveň umožňuje nastavenie ostatných procesov obstarávania v zmysle internej riadiacej dokumentácie.

Ostatným subjektom na trhu umožňuje realizovať obstarávania, resp. nákup podľa vlastných , špecifických postupov definovaných v riadiacich dokumentoch spoločností.

Portál ActiveProcurement ako súčasť IS je prístupný pre hospodárske subjekty, ktorým po registrácií umožňuje elektronické predkladanie ponúk a elektronickú komunikáciu v rámci zverejnených zákaziek.

IS ActiveProcurement je webová aplikácia prístupná prostredníctvom prehliadačov. Pre prístup k IS ActiveProcurement postačuje bežná používateľská pracovná stanica – notebook alebo osobný počítač s nasledujúcou výbavou a parametrami:

• Windows 8 / Windows 10 a vyššie verzie
• MS Office 2010 a vyššia verzia
• Prehliadače Mozilla Firefox 20.0 a vyššia verzia, Google Chrome 30.0 a vyššia verzia, Edge 42.0 a vyššia verzia,
• Používané prehliadače musia mať povolený JavaScript
• Odporúčané rozlíšenie obrazovky 1280x1024 a vyššie
• Adobe Reader

- IS ActiveProcurement je webová aplikácia, ktorá je prístupná zo servera prostredníctvom štandardných webových prehliadačov Mozilla, Firefox, Google Chrome, Edge.... Samotná aplikácia sa neinštaluje do pracovnej stanice používateľa. Aplikácia využíva funkcionalitu kancelárskeho balíka MS Office, ktorý je potrebné mať nainštalovaný vo svojej pracovnej stanici. Následne môžete systém používať bez obmedzení z pracoviska alebo z vášho domova.

Back-office aplikácie riadi procesy verejného obstarávateľa / obstarávateľa pri zadávaní a vyhodnocovaní zákazky - plánovanie, definovanie zákazky, elektronická komunikácia, vyhodnocovanie ponúk, evidencia zmlúv…

Front-office aplikácie (Portál) riadi procesy zverejnenia zákazky a súťažnej dokumentácie, resp. predkladanie ponúk a elektronickú komunikáciu na strane hospodárskych subjektov.

Používatelia sa do IS ActiveProcurement prihlasujú prostredníctvom jedinečného mena a hesla, ku ktorému sú viazané konkrétne používateľské privilégia. Hospodárske subjekty na strane Portálu ActiveProcurement sa autentifikujú prostredníctvom IČO, zvolenej emailovej adresy a hesla. Aplikácia je zabezpečená prostredníctvom hypertextového prenosového protokolu HTTPS.

IS ActiveProcurement obsahuje front-office aplikácie - Portál, prostredníctvom ktorého hospodárske subjekty predkladajú ponuky elektronicky a štruktúrovane, tak ako boli požadované. Prostredníctvom Portálu AP sa realizuje aj elektronická komunikácia na úrovni vysvetľovania súťažných podkladov, predložených ponúk a dokumentácie, resp. komunikácia na úrovni revíznych postupov, či všeobecná komunikácia viazaná výlučne k predmetnej zákazke.

Hospodárske subjekty sa registrujú do Portálu ActiveProcurement a po overení ich identity sa prihlasujú prostredníctvom vlastného IČO, zvolenej emailovej adresy a hesla.

Samotné odosielanie ponuky prebieha pri zabezpečenej elektronickej komunikácii, následne je k ponuke vytvorený digitálny podpis (ktorý je kedykoľvek overiteľný) a ponuka je asymetricky zašifrovaná až do momentu jej otvorenia. Obsah ponuky je neprístupný do stanovenej lehoty otvárania ponúk, kontrolovanej IS ActiveProcurement. Ponuky nie je možné pred otvorením zobraziť.

Áno, pri registrácii má hospodársky subjekt na výber možnosť overenia doručením tzv. overovacieho listu, alebo prostredníctvom eID. V tomto prípade overenie prebieha použitím občianskeho preukazu a identifikáciou na ÚPVS. Po úspešnom overení je hospodársky subjekt vyzvaný na dokončenie registrácie a zadaní vlastných prihlasovacích údajov do Portálu ActiveProcurement. Svoje portálové konto si hospodársky subjekt môže administrovať sám – pridanie nových používateľov, zmena hesla...

Áno, IS ActiveProcurement komplexne pokrýva a riadi všetky činnosti spojené s realizáciou verejného obstarávania, obstarávania a nákupov v spoločnosti. Umožňuje sledovanie a kontrolu jednotlivých činností od manažmentu požiadaviek interného klienta v pláne obstarávania, možnosť elektronického prieskumu trhu, samotný proces verejného obstarávania / obstarávania / nákupu, elektronickú komunikáciu, elektronické vyhodnotenie ponúk členmi komisie až po riadenie zmluvných vzťahov.

Umožňuje sledovanie a riadenie čerpania finančných zdrojov od plánovania prostriedkov po uzavretie zmluvy a skutočné čerpanie finančných prostriedkov prostredníctvom faktúr. Evidencia kompletnej dokumentácie je výhodou pre potreby orgánov kontroly a dohľadu. A v neposlednom existencia dostupných šablón, generických textov, kopírovaní opakujúcich sa zákaziek, kontrol a štruktúrovaných zadaní zabezpečuje zníženie rizika omylu pri obstarávaní zákaziek.

IS ActiveProcurement je modulárny IS a z toho vyplýva, že jednotlivé moduly pracujú samostatne alebo v kombinácii s inými modulmi systému. Základná verzia obsahuje moduly pre obstarávanie a elektronickú komunikáciu v kombinácii s modulom pre evidenciu hospodárskych subjektov. Používanie ostatných modulov je možné aktivovať postupne (Plán obstarávania, Prieskum trhu, Rozhranie pre členov komisie...).

Na úspešné zavedenie IS ActiveProcurement je potrebných niekoľko úkonov, ktoré vedú nastaveniu systému pre vaše potreby a prácu a ktoré vychádzajú zo zákona 343/2015 o verejnom obstarávaní alebo z internej riadiacej dokumentácie obstarávateľskej organizácie.

Ide hlavne o zaradenie obstarávateľského subjektu v zmysle zákona 324/2015 o verejnom obstarávaní, určenie používateľov v rôznych rolách podľa vybraných modulov, číslovanie požiadaviek a položiek plánu, zákaziek, zmlúv, importovanie existujúcich hospodárskych subjektov, nastavenie schvaľovacích procesov, prípadné doplnenie zaužívaných šablón dokumentov alebo generických textov, nastavenie menovaných komisií... .

Všetky tieto natavenia s vami podrobne preberieme a systém nastavíme tak, aby bol pripravený na spustenie aktívnej prevádzky.

Áno, základný schvaľovací predpis je súčasťou modulu Plán obstarávania, Obstarávanie (tu je možné schvaľovať zákazku pred zverejnením na Portál ActiveProcurement alebo jednotlivé dokumenty, ktoré sa publikujú na Portál ActiveProcurement ) a Zmluvy a objednávky. Schvaľovací predpis sa však väčšinou prispôsobuje potrebám klienta (schvaľovanie podľa kompetencií, zaradení schvaľovateľov v organizačnej štruktúre, limitov zákazky...).

Súčasťou riešenia IS ActiveProcurement je podpora integrácii na iné agendové informačné systémy ako sú systémy elektronických aukcií, ekonomické informačné systémy, systémy pre riadenie registratúry a podateľne, DMS systémy a ÚPVS. V prípade potreby je možnosť integrácie na iné špecifické systému predmetom dohody.

Áno, povinnosť zápisu elektronického prostriedku je od 1. augusta 2022. IS ActiveProcurement je zapísaný v Zozname elektronických prostriedkov vedenom na Úrade pre verejné obstarávanie.

Orientácia na Portáli ActiveProcurement je veľmi jednoduchá. Zákazka sa pripravuje v štruktúrovanej podobe a po zverejnení na Portáli sa v takejto podobe aj zobrazuje uchádzačom pre predloženie ponuky. Portál obsahuje jednoduchú navigáciu, ktorá postupne smeruje uchádzača pre dokladovanie podmienok, požiadaviek a návrhov zadaných v súťažnej dokumentácii. Portál má zapracované kontroly (kontrola na lehoty, kontrola pre ponuky, kontrola pre dokladovanie/ vysvetľovanie...) a napr. v prípade nespracovania kompletnej ponuky nepovolí jej odoslanie, pričom označí miesta, ktoré je potrebné doplniť. Jednotlivé úkony sú notifikované, takže uchádzač aj verejný obstarávateľ / obstarávateľ majú okamžité informácie o jednotlivých krokoch v elektronickej komunikácii.

Áno, IS ActiveProcurement má zapracované množstvo kontrolných mechanizmov naprieč jednotlivými procesmi pre zabezpečenie legislatívnych a interných požiadaviek.

Napríklad:

Kontrola PHZ a zvoleného postupu obstarávania, kontrola prekročenia finančného limitu pre vybraný kód CPV a použitý postup, kontrola dodržiavania lehôt určených v harmonograme, kontrola úplnosti formulárov pred zverejnením zákazky, kontrola vyplnenia všetkých náležitosti ponuky pred odoslaním... .

Áno, Plán obstarávania je samostatným modulom IS ActiveProcurement. Zabezpečuje zber požiadaviek interného klienta zaradených do roku plánu, schválenie týchto požiadaviek s možnosťou odvolania na iný plán, kde sú definované finančné zdroje (finančný plán, investičný plán, prevádzkový plán…), prevzatie požiadaviek, resp. ich kumulovanie do položiek plánu a samotné schválenie plánu obstarávania. Plán obstarávania je možné v priebehu roku aktualizovať – doplniť nové položky plánu, resp. zmeniť ich prioritu. Súčasťou modulu Plán obstarávania sú reporty, ktoré umožňujú sledovanie procesu od plánovania až po uzavretie zmluvy.

Áno, zmluva, rámcová dohoda, dodatok či objednávka... sa uzatvára ako výsledok verejného obstarávania / obstarávania. IS ActiveProcurement obsahuje samostatný modul Zmluvy a objednávky, ktorý umožňuje evidenciu údajov o týchto obchodných dokumentoch, lehotu ich platnosti, hodnotu, vlastníka... . Integráciou na ekonomický systém je možné sledovanie finančného plnenia zmluvy – pripojením faktúr. Evidencia zmluvy môže byť tiež podkladom pre plánovanie v nasledujúcich obdobiach.

Áno, jednotlivé procesné kroky sa logujú a k dispozícii sú auditné záznamy na technickej aj používateľskej úrovni priamo v zákazke.

IS ActiveProcurement priraďuje každému evidovanému používateľovi príslušnú / príslušné role, ktoré ho oprávňujú na prístup do vybraných modulov, resp. k jednotlivým procesným krokom, alebo zobrazeniam. Role sa priraďujú aj kontaktným osobám hospodárskeho subjektu, ktoré riadia vlastné portfólio na Portáli ActiveProcurement.

Komisiu je možné definovať pre každú zákazku nezávisle od zvoleného postupu verejného obstarávania / obstarávania. Jednotliví členovia komisie sa zadávajú samostatne alebo z tzv. preddefinovanej komisie (stála komisia). Preddefinované komisie môžu byť menované podľa vašich potrieb (komisia pre investície, komisia pre tovary, komisia podľa zvoleného postupu obstarávania...). Všetci členovia komisie ( samostatne definovaní aj v preddefinovaných komisiách ) majú priradené role – oblasti, za ktoré sú zodpovední a ktoré budú v predložených ponukách hodnotiť.

Áno, IS ActiveProcurement obsahuje samostatný modul, ktorý umožňuje elektronické hodnotenie jednotlivým členom komisie. Každý člen komisie má samostatne definované role pre hodnotenie ponúk v rámci svojej odbornej kompetencie. Ponuky môže hodnotiť bez obmedzení z pracoviska alebo z externého prostredia.

Nie, implementáciu, prevádzku a údržbu systému zabezpečuje naša spoločnosť. IS ActiveProcurement je dodávaný ako služba, ktorá je dostupná cez webové rozhranie. Výhradným vlastníkom produktu je naša spoločnosť, výhradným vlastníkom všetkých dát v systéme je klient.