Moduly

Informačný systém ActiveProcurement je modulárny informačný systém, takže ho tvoria jednotlivé moduly, ktoré pracujú samostatne alebo vo vzájomnej kombinácii. Dostupný je prostredníctvom webového prehliadača a zabezpečuje komplexný životný cyklus verejných obstarávaní / obstarávaní od plánovania po riadenie zmluvných vzťahov.

Plánovanie

Samostatný modul Plán obstarávania umožňuje vytvoriť prehľadný a štruktúrovaný plán na základe požiadaviek interného klienta s dôrazom na zabezpečenie finančného krytia pre vybraný rok.

Modul poskytuje funkcionalitu na zber a schvaľovanie požiadaviek interného klienta, ich prevzatie, resp. kumulovanie do položiek plánu obstarávania a konečné schválenie plánu obstarávania.

Umožňuje generovanie viacerých plánov obstarávania v spoločnosti pre konkrétny rok a možnosť aktualizácie jednotlivých položiek v priebehu roka – doplnenie nových položiek, resp. zmena priority obstarávania.

Prieskum trhu

Modul Prieskum trhu zabezpečuje proces elektronického predkladania ponúk pre stanovenie PHZ a zároveň elektronickú komunikáciu v prípravných trhových konzultáciách.

Obstarávanie

Základný modul pre zabezpečenie verejného obstarávania / obstarávania. Umožňuje pripraviť a realizovať celý proces od prípravy zákazky a súťažných podkladov, cez zverejnenie obstarávania na portáli ActiveProcurement, elektronickú komunikáciu na úrovni vysvetľovania súťažných podkladov, vyhodnotenie ponúk a generovanie príslušnej povinnej dokumentácie.

Súčasťou základného procesu je sledovanie a kontrola povinných termínov a lehôt, možnosť odosielania notifikácii, využívania šablón dokumentov a generických textov, integrácie na iné agendové systémy, schvaľovanie v jednotlivých fázach procesu a množstvo ďalších doplňujúcich funkcií.

Portál pre elektronickú komunikáciu

Portál pre elekronické predkladanie ponúk a elektronickú komunikáciu so záujemcami / uchádzačmi je front-office IS ActiveProcurement.

Okrem základnej funkcie podporuje elektronickú registráciu hospodárskych subjektov podľa jedinečných prístupových kódov, resp. prostredníctvom eID a zároveň umožňuje hospodárskym subjektom vlastnú správu portfólia používateľov, kontaktných miest, notifikácie o zverejnených zákazkách a prístup k nim bez potreby riadenia obstarávateľských subjektov.

Rozhranie pre členov komisie

Samostatný modul je určený pre členov komisie. Prináša špecifický prístup k zákazkám členom komisie s priradením konkrétnych rolí. 

Určuje zodpovednosti jednotlivých členov komisie na základe kompetentnosti na posúdenie a hodnotenie predložených ponúk. Zabezpečuje efektívne hodnotenie predložených štruktúrovaných ponúk elektronicky, resp. možnosť vyžiadania elektronickej komunikácie na úrovni žiadosti o vysvetlenie ponúk. 

K dispozícii sú automaticky generované dokumenty – zápisnice z vyhodnotenia.

Zmluvy a objednávky

Modul spravuje riadenie zmluvných vzťahov ako poslednú fáza verejného obstarávania / obstarávania. 

Zastrešuje komplexnú evidenciu zmlúv / rámcových dohôd, objednávok a k nim príslušných dodatkov. 

Okrem evidencie obchodnej dokumentácie umožňuje sledovanie čerpania na základe časového aj finančného horizontu, ako aj evidenciu referencií a notifikovanie o míľnikoch jednotlivých zmlúv na základe harmonogramov.

Správa subjektov

Modul Subjekty umožňuje evidenciu, spracovanie, správu a nastavenie základných a rozširujúcich údajov všetkých typov subjektov vstupujúcich do procesov verejného obstarávania / obstarávania alebo elektronickej komunikácia. 

Súčasťou je správa prístupov pre kontrolné a regulačné orgány. Riadi prístupy interných aj externých používateľov, zaradenie v organizačných jednotkách, generovanie základných prístupových kódov pre uchádzačov spolu s ďalšou rozsiahlou funkcionalitou.

Schvaľovacie procesy

Schvaľovacie procesy sú zhrnuté do modulu Worflow. Spúšťajú sa v jednotlivých moduloch aplikácie a v ponuke sú v štandardnom móde alebo vytvorené na mieru na základe požiadaviek klienta. 

Schvaľovanie prebieha na úrovni plánu obstarávania – schvaľovanie požiadaviek interného klienta alebo plánu, na úrovni zákazky - schvaľovanie zákazky pred zverejnením, resp. jednotlivých dokumentov zákazky (súťažných podkladov) a na úrovni zmlúv – schvaľovanie zmlúv, RD, objednávok....